Proceso documental

Los bibliotecarios a la hora de desarrollar las colecciones deben tener muy presente los perfiles y necesidades de su comunidad usuaria, para así hacer frente a las demandas de información que éstos formulan, atendiendo a la diversidad y especificidad temática y con ello garantizar la formación de ciudadanos.

Desde el momento mismo que entra un documento a la colección hasta su posterior puesta a disposición de los usuarios, se registran una serie de operaciones concatenadas de tal manera que una sigue a la otra, dándonos idea de un proceso en forma de cadena, involucrando una fase de entrada, una de tratamiento y una tercera de difusión. (ver Ilustración 2)

Las fases que lo integran son:

1. Entrada o Input: primera etapa relacionada con tareas inherentes a la llegada del material a la biblioteca, que son:

   • • Selección: esta tarea conlleva establecer políticas desde la unidad de información sobre la selección de documentos, entre la gran oferta disponible, debiendo responder a los objetivos fijados, a las necesidades reales y potenciales de los usuarios, a los estudios bibliográficos y bibliométricos realizados, a los recursos que disponemos, materiales, humanos, de acceso, evitando de esta manera que la biblioteca sea un almacenamiento arbitrario y pase a ser un fondo dinámico, apropiado para satisfacer las demandas de sus usuarios.

     • Adquisición: el incremento de la colección se hará mediante 3 vías: la compra, el canje o la donación.

     • Registro: tarea eminentemente administrativa que se realiza mediante una planilla donde se registra cada recurso ingresado, funcionando como un inventario, ya sea, de control de la colección en cuanto a su cantidad, como a su costo y procedencia.

2. Tratamiento: es la etapa más importante dentro de este proceso ya que transforma el documento primario en un documento secundario como instrumento de recuperación. Comprende a su vez dos actividades estrechamente relacionadas, ya que una se hace para y por la segunda:

   • • El análisis documental

     • La búsqueda con el uso de los lenguajes documentales

Es considerada una operación intelectual donde se aplican técnicas específicas normalizadas (análisis) a un colectivo documental con el objetivo de hacerlo controlable y utilizable (recuperación). (García-Gutiérrez, 1984:77-78)

3. La difusión del documento, tarea orientada hacia los usuarios, vinculada a sus demandas y los procesos de formular sus búsquedas.

Así vemos que en este proceso se encuentran implicadas 3 cuestiones: un emisor o documentalista encargado de la realización del proceso; el documento como portador del mensaje y el destinatario, el usuario beneficiario de dicho proceso.

A partir de ahora nos centraremos en el segundo proceso, el tratamiento documental y dentro de él empezaremos a considerar el análisis documental. (ver Ilustración 3)

Mientras la cantidad de documentos era manejable para el usuario, éste podía autoabastecerse en la búsqueda de lo que necesitaba, pero cuando la cantidad de información creció y también su ubicación y soportes, fue necesario la introducción de una etapa que facilitara la pregunta del usuario e hiciera efectiva la recuperación. El análisis documental es esta técnica que reúne tanto el análisis de los documentos como de las necesidades de los usuarios.

​Otra definición la aporta Garrido Arilla:

Las operaciones que engloba esta técnica están en estrecha relación con el documento, un análisis formal (o externo) y uno de contenido (o interno). El primero al describir el documento implica realizar las operaciones de descripción física y formal; y el segundo, incluye las descripciones, característica y sustancial, indicando la materia que trata el documento (la indización) y el resumen.

El análisis formal representa las características del documento, basado en el continente documental, sigue las normativas catalográficas, por ejemplo, las AACR2 identificando entonces, la descripción bibliográfica y la catalogación; operaciones que se complementan, ya que la primera, describe lo que se trata de catalogar y la segunda le agrega los puntos de acceso (principal y secundarios), la signatura o ubicación del documento dentro de la colección.

​El análisis de contenido se encuentra relacionado con otras disciplinas que le van a permitir extraer los temas o materias identificables en un documento y a su vez, elaborar un texto abreviado del mismo. La indización describe el contenido de los documentos y los representa mediante conceptos claves o vocabularios controlados, guiando en la recuperación de la información a los usuarios. Según Pinto Molina (1991:33), “es la técnica de caracterizar el contenido de un documento y/o de las demandas documentales, reteniendo las ideas más representativas para vincularlas a unos términos de indicación adecuados, bien procedentes del lenguaje natural empleado por los autores, o de un lenguaje documental previamente seleccionado”. Se considera resumen, según la RAE, a la exposición resumida en un asunto o materia; y según la Wikipedia, es una representación abreviada, objetiva y precisa del contenido de un documento o recurso, sin interpretación crítica y sin mención expresa del autor del resumen.

Nos acercaremos a la lectura del texto de María Pinto Molina, Introducción al análisis documental y sus niveles, el análisis de contenido, publicado en Boletín de la ANABAD, 39 (2), 1989, págs. 323-342.

A partir de aquí nos centraremos en el análisis formal. Dentro de él, la descripción bibliográfica es la operación que recoge y reúne todos los elementos identificatorios de cada documento dentro de una colección, partiendo de un examen pormenorizado del mismo para identificarlo dentro del universo bibliográfico y determinar así, la norma a aplicar. Luego se decidirá el nivel de descripción que se va a utilizar siguiendo los propuestos por las ISBD, apuntando los elementos y disponiéndolos según el orden y la puntuación prescriptos por dichas normas, para finalmente plasmarlos en algún soporte documental. Si a estos datos les agregamos los puntos de acceso principal y secundarios y demás datos administrativos, estamos ante el proceso de catalogación que se verá traducido en la confección de un catálogo, como instrumento no sólo de memoria sino también de recuperación. (ver Ilustración 4)

Para llevar adelante el proceso documental se necesitan de normas y reglas de catalogación que permitan una descripción unívoca de los elementos identificatorios de cada recurso bibliográfico y de la asignación de los puntos de acceso, principal y secundarios, que ayudarán al usuario en la búsqueda de la información para satisfacer sus necesidades.

Entonces vamos al próximo contenido.